社会人の筋トレが続かない原因に仕事のストレスでモチベーションが下がってしまうことや、残業が多く筋トレの時間が取れなくなってしまうことがあると思います。
中でも、私は複数の作業を同時にこなさなければならない状況、いわゆるマルチタスク状態になった時に多くのストレスを感じたり、うまく作業がこなせず残業時間が多くなっていました。
たくさんの作業があると、とりあえず手を動かさないといけない気がして片っ端からあれやこれやと手を出してしまい、結局どの作業も中途半端になってしまった経験はありませんか。
私は新人時代に良くこの様な色々な作業が全部中途半端な状態になってしまい、もうどれから手を付ければ良いのか分からない様な状態に落ちいてしまっていました。
そこで記事では、マルチタスクが全く出来なかった私でもマルチタスクをうまくこなせるようになったコツを紹介します。
このコツを意識することで仕事に対するストレスを大幅に軽減することが出来ました。
さらに月平均約50時間程やっていた残業も現在は月平均約１０時間にまで減らすことが出来ました。
少しでも、マルチタスクに対して苦手意識やストレスを感じている人は是非読んでいってください。
マルチタスクのコツ
マルチタスクを行う上で一番大切なことはマルチタスク（並行して複数のタスクをこなすこと）は出来ないということを認識することです。
そして一つの作業を行う時には、目の前の作業のことだけに集中して作業を行うことです。
こんなことを言うと元も子もないかも知れませんが、ほとんどの人はマルチタスクと言って複数の作業を同時にこなしているつもりになっても、ある一瞬だけを見れば一つの作業しかしていないと思います。
で、その作業を次々と切り替えて作業することで複数の作業を同時に（マルチタスクを）行っているようになっていると思います。
そして、この作業の切替のタイミングが無駄な時間となってしまっています。
また、何か別の作業のことを考えながら作業をすると誤字脱字といったケアレスミスから、普通に考えたらありえないようなミスに気がつかなかったたりと、作業の質も下がってしまいます。
このように複数の作業を同時に行うと、時間的な効率も、作業の質も落ちてしまいます。
私も新人の頃は、複数の作業を同時にこなした方が効率が良いだろうと考え、次々と振られた仕事を片っ端から手をつけていました。
しかし、全く効率良く仕事をこなすことが出来ず悩んでいました。
でも、その時はまだ新人だからうまく出来ないんだ、慣れればいつかは複数の作業を効率良く同時にできるようになると思っていました。
しかし、いつになってもマルチタスクのスキルは上達せず、振られる仕事はどんどん増えていき、それに伴い残業時間もどんどん増えていき休日も出勤して仕事しないといけないような月も出てきました。
そんなマルチタスクがうまく出来ず悩んでいる時に、運悪くAとBの２つ作業の締め切りが被ってしまい、これまでの自分の作業効率ではどう残業しても間に合わない状況になってしまいました。
当時の私は、休日出勤も当たり前になっており仕事に対してかなり不満を持っていたため、やけくそになってBの作業は諦めてあとで怒られようと決め、Aの作業のみ行うことにしました。
そしてAの作業を行い時間を確認すると、今まで一番早く作業を完了することが出来ていました。
作業中もあれやこれやと別の作業の考えることもなく集中して作業を終わらせることが出来ました。
そしてそのまま、初めは諦めていたBの作業にも取り掛かりなんとかA、B２つの作業を締め切りまでに完了することが出来ました。
この様に、新人の頃からずっとマルチタスクをやろうとしていてうまく行かなかった私ですが、やらなければいけない作業を洗い出して、次にどの作業から行うかを決めて、後はひたすら目の前の作業に集中して一つづつこなしていくことで簡単に作業効率を上げることが出来ました。
マルチタスクの手順をまとめると以下の様になります。（シングルタスクと言うのかも知れませんが）
- 作業リストを作成する。
- 優先順位をつける。
- 後はその優先順位に従ってひたすら作業する。
なんだ当たり前だと思う様な内容ですね。
このままではありきたりな内容になってしまいますので、次に私が気をつけている作業リストを作るコツと優先順位をつけるコツを紹介します。
作業リストを作るコツ
作業リストを作る時には、リストに書き出した作業は頭から消して脳のメモリを開放しましょう。
作業中に、「後であれもやらなきゃいけないから忘れない様にしないと」と頭の片隅に別の作業のことが少しでもあると作業効率がガクッと落ちてしまします。
作業リストを作る一番のメリットは、この頭の片隅にある余計な思考をなくす事だと思っています。
なので、作業中は目の前の作業に集中できる様に、覚えておかないといけない別の作業は、リストに書き出して頭の中からは消してしまいましょう。
しかし、ここでリストから作業を漏らしてしまうと、作業の存在を消してしまうことになり、後々大変なことになるので作業リストの作成は慎重に漏れの無いように行いましょう。
やらないといけない作業が発生した瞬間に、リストに追加すると漏れなくリストを作成できるので良いと思います。
タスク管理のツールもたくさんありますのでそれらを活用するのもありだと思います。
また、作業を書き出す時はいつまでにやらないといけない作業なのか締め切りを一緒に書きましょう。
これは次の優先順位付けの際に参考にするためです。
後、これは好みで良いと思いますが、完了した作業はリストから消すのではなく、別の完了リストに完了した日付と一緒に書いておくと良いです。
私は初めポストイットで作業リストを作って、完了したらポストイットを捨てると言うやり方をしていました。
しかし、ある作業をやったのか忘れてしまった時があり、リストに書き漏らしたのか、完了して捨てたのか確認するためゴミ箱を漁らないといけなくなった時があったためです。
少し話がそれましたが作業リストの作成のコツをまとめると
- 作業が発生した瞬間に作業リストに追加する
- 作業リストに追加した作業は頭の中に残さない
- 作業リストに追加する時は締め切りも一緒に書く
- （完了した作業を書く、完了リストも作成する）
以上のことに注意しながらリスト作った後は、優先順位をつけていきます。
優先順位の付け方のコツ
作業の洗い出しが出来ても、どれから手をつければ良いのか決められない時があると思います。
そんな時は以下の順番を参考に優先順位を決めてみてください。
状況によっては必ずしもこの順番が正しいとは限りませんので、あくまで一つの参考としてください。
- 次に誰か別の人が作業する必要がある作業
- 締め切りの近い作業
- すぐ完了する簡単な作業
- 苦手なもの
基本的に余程締め切りが近い作業がない限りは、自分の次に誰か別の人の作業が待っている様な作業は先にやって、早く次の作業者に作業を回せる様にしましょう。
他の作業者の待ち時間をなくすだけで、回り回って自分の作業効率も良くなります。
次に当たり前ですが、締め切りの近い作業を優先して行います。
後は、好みの問題ですが個人的には残作業数が多いと、嫌なので直ぐに完了する作業は先に済ませて作業数を少なくする様にしています。
また、苦手な作業が残っていると、どうしても意識してしまい目の前の作業に集中出来ないため先に行う様にしています。
まとめ
やらないといけないことがたくさんある場合、手当たり次第に手をつけてしまうと全てが中途半端になってしまうため、順番に一つづつやっていくことが大切です。
手をつけたものは完了するところまでやり切ること。
中途半端でやめて他の作業に取り掛かると作業の切替のための無駄な作業が発生してしまう。
そのために以下の３つの手順を行ってください。
- 作業リストを作成する
- 優先順位をつける
- 優先順位に従って完了するまで作業する